Independientemente del tamaño o área de actuación de una empresa, la realidad es compartida: siempre hay que gestionar una gran cantidad y variedad de documentos, especialmente contratos. Hablamos de contratos de alquiler, luz e internet, acuerdos firmados con proveedores y clientes, contratos de venta además de los propios contratos de empleados.

Hasta hace poco, la única salida era tratar estos documentos fisicamente, lo que representaba mucho papel, burocracia y altos costos. Pero luego vino la transformación digital  que mejoró la forma en que preparamos, firmamos y damos seguridad jurídica a los documentos importantes. ¿Has oído hablar del contrato electrónico?.

¿Qué es un contrato electrónico?

En líneas generales, podemos decir que un contrato es la formalización de un acuerdo entre 2 o más partes. Los involucrados deben conocer sus términos y, por supuesto, estar de acuerdo con ellos. Un contrato electrónico sigue el mismo principio, pero con una peculiaridad: se hace con la mediación de un medio electrónico. Para que gane validez jurídica, sin embargo, el archivo debe pasar por un proceso especial – firma electrónica o firma digital -.

En la práctica, la  versatilidad del contrato electrónico hace mucho más segura, rápida y transparente los acuerdos legales. Puede ser utilizado en acuerdos de contratación de servicios, en la compra de productos, en e-mails, certificaciones, balances financieros, visitadores médicos, pólizas de servicios y mucho más!

¿Cómo queda la validez jurídica?

Así como el contrato tradicional, el contrato electrónico debe estar siempre de acorde con la ley de cada país.

El contrato electrónico debe ser reconocido por las partes implicadas. Por último, es necesario garantizar la integridad del documento con medios específicos, a fin de probar que el archivo no ha sido adulterado. En general, esto se puede hacer de dos maneras: a través de la  firma electrónica o firma digital.

 

Firma electrónica vs Digital

 

El objetivo de la  firma electrónica es garantizar el origen y la integridad de un archivo digital. Y esto se puede hacer a través de varios recursos, como el cifrado, el acceso autorizado e incluso el sellado de tiempo. Con este mecanismo, es posible asegurar el origen de un documento y analizar cada una de sus versiones para localizar cambios, sean indebidos o no.

La firma electrónica garantiza, por lo tanto, la identidad de los autores, además de proporcionar los medios necesarios para prevenir fraudes. Por lo tanto, puede aceptarse normalmente para fines jurídicos, ya que cumple los requisitos de la legislación.

La firma digital es un desdoblamiento de la electrónica, un caso específico. La diferencia aquí está en la demanda por un certificado digital emitido por una certificadora autorizada, recurso de seguridad que es exigido en muy pocas transacciones – como en la emisión de billetes fiscales electrónicos.

¿Cuáles son las ventajas de usar el contrato electrónico?

Los contratos electrónicos ya forman parte del día a día de miles de empresas alrededor del mundo y la tendencia es que su uso continúe popularizándose. Esto es porque representan un avance de la transformación digital hacia la disminución de burocracias y la agilidad en la elaboración y la autenticación de archivos.

Entre las principales ventajas de la adopción del contrato electrónico podemos citar las siguientes:

 

Seguridad

 

Tanto la firma electrónica como la digital poseen recursos confiables para probar la autenticidad de documentos, ofreciendo brechas legales para su resolución. Además, los propios recursos utilizados en estos procedimientos (como la exigencia de contraseñas o la comprobación biométrica) evitan que los archivos sean accedidos o alterados por terceros, ayudando a mantener la privacidad de documentos sensibles.

 

Movilidad

 

Almacenar y compartir un contrato electrónico es mucho más sencillo que gestionar varias hojas de papel. Compatible en cualquier dispositivo (PC, tablet, smartphone..), los archivos se pueden enviar fácilmente por diferentes medios, como correo electrónico o a través de servidores basados ​​en la nube. De hecho, la computación en nube permite el acceso de las partes a cualquier documento, ya sea en  formato PDF , XLS o DOC, por ejemplo. Todo a través de Internet.

 

Costo

 

¿Su empresa ya se detuvo para contabilizar cuánto gasta comprando papel y tinta para impresiones o haciendo el mantenimiento de las impresoras? Esto sin mencionar el desplazamiento necesario para el envío de documentos físicos..

¡Pues con contratos electrónicos, esos costos simplemente desaparecen! Esto sin contar que deja de ser necesario tener almacenaje físico dentro de la oficina, lo que significa ahorro de espacio e incluso de gastos regulares para la correcta preservación de los documentos en papel.

¿Cómo utilizar el contrato electrónico?

Un contrato electrónico se puede utilizar en prácticamente cualquier situación, desde notificaciones a compradores, pasando por el envío de propuestas comerciales hasta llegar a la contratación de pólizas de seguro. Para ello, es necesario contar con una plataforma capaz de firmar electrónica o digitalmente los documentos; hay que apostar por una solución de TI.

Curiosamente, estas soluciones no sólo cumplen con los requisitos técnicos para la autenticación de los archivos electrónicos, ya que también son importantes herramientas para  la gestión de documentos. El recurso es capaz de almacenar con seguridad todos los contratos firmados, organizándolos de acuerdo a definiciones previas – como fecha de la firma, partes involucradas o naturaleza del documento.

En este escenario, si un colaborador necesita consultar el contrato de venta de un determinado producto firmado en junio de 2016, por ejemplo, basta con seleccionar esa información en los respectivos campos de búsqueda para localizar el archivo en cuestión de segundos! Mucho más fácil que revocar cajones, ¿no está de acuerdo?.

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