¿Quién usa la firma electrónica?

Como la firma electrónica se puede utilizar para multitud de documentos, son también varios los tipos de empresas que pueden beneficiarse de este recurso, ya sean grandes, medianas o pequeñas. ¿Vemos algunos ejemplos?

Instituciones de Enseñanza

Universidades, escuelas, cursos profesionales: cualquier institución educativa  pueden utilizar la firma electrónica para acelerar sus procesos y asegurar el uso de documentos digitales.

La firma electrónica puede usarse, por ejemplo, en la documentación de prácticas de los alumnos, que incluye notas de asignaturas, informes de actividades y comunicados de cierre. Los comprobantes de matrícula también pueden ser firmados electrónicamente, así como la liberación de documentos académicos, como certificados de participación en congresos.

También puede utilizarse para firmar solicitudes de becas o garantizar la documentación para una iniciación científica. Por último, vale recordar otros procesos burocráticos que pueden quedar libres del papeleo, como requisiciones de trabas, cambios de disciplina o de transferencia de cursos.

Además, la firma electrónica puede ser una aliada en tareas más administrativas, como en los contratos con proveedores y prestadores de servicios o en la firma de convenios y alianzas con empresas u otras instituciones de enseñanza.

Sector Inmobiliario

El mercado inmobiliario es el que más sufre por exceso de trámites. Para resolver el problema, la firma electrónica surge como una poderosa aliada. Con ella es posible, por ejemplo, autenticar inspecciones de inmuebles antes de un alquiler o de una venta. También es posible utilizarla en los contratos de arrendamiento.

La excepción, por ahora, queda en el campo de las anotaciones de compra y venta de inmuebles, procesos específicos que aún demandan visitas a la oficina. La buena noticia es que, al parecer, los documentos electrónicos serán aceptados pronto.

Administradores de Fincas

Las empresas que hacen la administración de terceras partes, también gestionan un gran volumen de documentos. En este sector, entre los archivos que pueden ser emitidos y autenticados con una firma electrónica están las actas de reunión, el propio cobro de gastos de comunidad, las guías y las circulares internas.

El recurso también es importante para la gestión interna de la administradora. Con él, es posible atraer agilidad y seguridad para el cierre de contratos con proveedores, además de mejorar el control de archivos referentes a los datos laborales de los empleados.

Organismos Públicos

La verdad es que el sector público no tiene muchas novedades. Por lo tanto, puede tardar un poco más en adaptarse a los tiempos de transformación digital. Aunque la firma electrónica ya es recurrente en otros países, como Inglaterra y Estados Unidos, hay muchos que todavía dar pasos hacia en la modernización de gestión de documentos es más difícil.

Empresas de Servicios

Las empresas prestadoras de servicios tienen una vinculación muy fuerte con los contratos. En este escenario, la firma electrónica puede ser usada para agilizar procesos, disminuir costos y dar movilidad a los empleados. Las empresas que trabajan con pagos recurrentes o con un gran número de clientes obtienen numerosas ventajas al trabajar con un software que proporcione el control y la emisión de documentos, con el objetivo de organizarlos de manera adecuada.

Tiendas virtuales y tradicionales

Tanto si se trabaja de cara al público o se dispone de una método de venta online, puede adoptar la firma electrónica para autenticar contratos de compra y venta, firmar informes gerenciales y, en general, agilizar sus procesos – como la solicitud de cotización de precios junto a los proveedores.

En el comercio electrónico, el uso viene para complementar las transacciones digitales. Después de todo, no es necesario apelar a soluciones analógicas si el negocio está en Internet. Quien trabaja con la venta física gana en movilidad, permitiendo que sus vendedores cerrar contratos en cualquier lugar del mundo, ya que pueden emitir contratos válidos de forma inmediata.

Además de todo esto, los documentos firmados electrónicamente también son útiles en procesos internos. Con este recurso se pueden enviar informes seguros para jefes de departamentos. El proceso es aún más indicado para quien necesita

Bancos y Aseguradoras

Las instituciones financieras también vienen adoptando las firmas digitales y electrónicas en sus procesos internos. Hoy en día, es posible abrir o cerrar una cuenta corriente por Internet con la ayuda de esos recursos.

El mercado de seguros es uno más a adoptar la firma electrónica como diferencial competitivo. Y los resultados obtenidos en este trabajo son bastante alentadores. Créame, se estima que las compañías de seguros que se unieron a la firma electrónica pueden ser de hasta  un ¡50% más rentable!.